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Dans les faits, si on souhaite tant réussir l’intégration de nos nouveaux employés, c’est parce qu’on veut les garder! Et bien que cette équation combinant l’intégration et la rétention de l’employé semble simple, plusieurs éléments doivent être pris en compte. 

En tant qu’employeur, vous avez tout intérêt à adopter des pratiques adaptées, axées sur l’humain. Des démarches cohérentes avec votre image, qui mettent en lumière le meilleur de vous, de votre équipe et de vos lieux de travail.

Dans les prochaines lignes, découvrez 5 pratiques à déployer dès votre prochain accueil afin de favoriser votre succès de rétention.

1. Rester transparent

La sincérité est l’une des valeurs phares de l’employeur, recherchée par tous les candidats. La raison est simple: la vérité rassure. Elle permet d’anticiper ce qui s’en vient, de faire confiance plus rapidement. Et aussi, elle évite bien des déceptions! 

Vous n’êtes pas aussi accessible qu’à l’habitude parce qu’un projet majeur vous occupe? Mentionnez-le. Vous envisagez de demander un retour à 100% au bureau dans les prochaines semaines? Faites-lui savoir. Peu importe ce qui se trame dans l’entreprise, si cela a un impact potentiel sur la réalité de votre nouvel employé, vous devez lui en parler. 

Outre les changements en cours ou à venir, certains éléments de son quotidien sont peut-être aussi importants à partager. Mais, comment les identifier, au juste? La meilleure façon, c’est de demander aux membres de son département ce qu’ils auraient aimé savoir avant d’entamer leur première journée. Posez-leur des questions. Mettez en lumière les éléments qui influencent leur quotidien au travail. Cela vous donnera de bonnes pistes de réflexion.

2. Préparer l’environnement de travail avant l’arrivée de l’employé

L’environnement de travail est le critère qui influence le plus l’employé en intégration. On parle ici de son bureau et de ses outils de travail, mais aussi de vos valeurs, de l’accès aux ressources qui l’entourent et bien plus encore. Voici quelques questions qui vous mèneront à peaufiner vos pratiques.

Votre processus d’intégration est-il cohérent avec vos valeurs d’entreprise?

Partout, de votre site Web à votre profil LinkedIn, vous mettez le travail d’équipe en tête de liste de vos valeurs d’entreprise? Il va sans dire que votre processus d’intégration de l’employé doit mobiliser votre équipe et souligner ce qui vous tient réellement à cœur. 

Soyez à l’affût de ce que vous projetez et, au besoin, tentez d’infuser davantage l’essence de votre identité dans vos démarches d’intégration. 

Le nouvel employé a-t-il tout ce dont il a besoin pour se mobiliser dans son nouveau poste?

Se sentir utile dès les premières journées, c’est très agréable lorsqu’on débute dans un nouveau milieu de travail. Pour assurer que ce dernier se sente libre de prendre des initiatives, préparez son environnement de manière conséquente. 

Ici, un poste de travail monté et fonctionnel est la base. Les outils de travail, comme des crayons, ce qu’il faut pour prendre des notes, une ligne fixe ou cellulaire sont tout aussi importants. 

Aussi, présentez-lui un plan d’intégration personnalisé, dans lequel on retrouve l’information sur le déroulement et la chronologie des apprentissages. L’objectif est de permettre à l’employé d’être proactif dans son intégration et de se sentir supporté dans cette période d’adaptation. 

Encore une fois, rien de mieux que de demander aux collègues de vous partager leurs musts.  

Quels membres de l’organisation seront impliqués dans le processus?

Voilà une question très pertinente pour départager les responsabilités de chacun en vue de l’intégration de l’employé. Qui fera quoi? Serait-ce une bonne idée de désigner une ou plusieurs personnes pour la période d’intégration? Ces questions vous mèneront à sélectionner les ambassadeurs de votre entreprise. Ceux qui font preuve de leadership rassembleur et qui ont une passion évidente envers leur rôle au sein de l’entreprise. Ils faciliteront l’intégration à la culture et à la vie sociale de l’entreprise. 

Comment transmettez-vous le portrait de votre entreprise?

L’histoire, la mission, la vision, les valeurs, la philosophie de gestion et la culture de votre entreprise sont ce qui vous rend unique. Vous gagnez à proposer un portrait de ces éléments de manière à inspirer votre nouvel employé pendant son processus d’intégration. 

Le rythme sera-t-il digestible? 

Rien ne sert de se mentir. À l’heure actuelle, quand un poste est pourvu, le travail doit se faire. Même que, parfois, il y a du travail à rattraper. C’est pourquoi une attention particulière doit être portée au rythme imposé à votre nouvelle ressource. La vitesse d’apprentissage, le volume de lecture, les nouvelles pratiques à intégrer: voici quelques exemples d’éléments à garder en tête ici. 

Un moment de retour sur son expérience d’intégration est-il prévu?

Comment savoir si l’intégration se déroule bien? En prévoyant un moment « debriefing ». Cet événement, prévu à vos agendas, propose plusieurs avantages. 

Premièrement, cela permettra à votre nouvel employé de se sentir valorisé et entendu. Aussi, c’est ce qui vous donnera l’occasion de soulever les défis qui pourraient être évités pour de prochaines ressources. 

L’essentiel, c’est de faire le tour de points tels que:

  • Le confort et le bien-être dans son nouveau rôle
  • L’accessibilité des ressources (collègues, directeurs, responsables, etc.)
  • La réponse aux attentes de départ
  • La satisfaction quant à l’ambiance de travail

3. Faire appel à toute l’équipe

L’intégration des employés, c’est aussi l’affaire de toute l’équipe. Surtout, de l’équipe avec qui le ou les nouveaux auront à travailler régulièrement. Afin de bien préparer vos troupes à accueillir un nouveau collègue, réunissez-vous pour en discuter. 

Peut-être que vos ressources ont déjà des idées pour améliorer le processus d’intégration. Après tout, elles sont personnellement passées par cette intégration! N’hésitez pas à leur confier certaines responsabilités qui s’intègrent bien dans leur emploi du temps actuel.

4. Considérer la force des petites choses

La composante « émotions » a beau rester subjective, elle n’est pas moins importante dans l’intégration de l’employé pour autant. Et vous serez heureux.se de savoir qu’on peut arriver à le toucher droit au cœur avec une simplicité désarmante. 

Parce que, quand il est question d’émotions, ce sont les petites choses qui font toute la différence. Vous savez, celles qu’on ne soupçonnerait pas? Un carnet accompagné d’une note de bienvenue personnalisée. Un bureau déjà identifié à son nom. Des cartes d’affaires identifiées de son nom et de son poste. Un café bien chaud dans une tasse thermique à l’effigie de l’entreprise qu’il pourra garder. Ne voici que quelques exemples d’attentions qui auront un impact considérable sur son sentiment d’appartenance.

5. Effectuer un suivi régulier

Vous faites tout sauf déranger votre employé en intégration en allant à sa rencontre pour lui demander: « Puis, comment ça se passe? ». N’hésitez pas à l’inviter à prendre sa pause avec vous, quelques jours après son premier jour pour recueillir ses premières impressions.

Surtout, saisissez l’occasion pour l’écouter activement et non le bombarder de questions ou d’informations. L’objectif de ce moment, c’est de lui démontrer que vous êtes disponible et réceptif. Mettez l’emphase sur ce qu’il apprécie, ce qui l’a touché, rassuré ou même ce qu’il améliorerait. Ainsi, ce sera plus facile pour lui de vous contacter s’il rencontre des défis.

Comment intégrer le tout dans son milieu de travail?

Malgré ces astuces, vous vous demandez comment faire de votre processus d’intégration un passage fluide et agréable? Différentes stratégies peuvent vous aider à optimiser son déroulement et par le fait même, favoriser votre taux de rétention. 
Vous souhaitez vous impliquer davantage dans cette étape cruciale de l’expérience employé au sein de votre entreprise? Discutons-en dès aujourd’hui!

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Louise Bourget, CRHA

Consultante en formation et en développement organisationnel. Membre agréée de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés du Québec.

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